# Rozszerzony moduł integracji z KSeF
## Wprowadzenie
Przygotowane przez **drEryk** funkcjonalności związane z wdrożeniem systemu **KSeF i WSBroker** zostały przygotowane w taki sposób, aby intuicyjnie realizować wymagania prawne i funkcjonalne wynikające z obligatoryjnego wdrożenia **KSeF** i zmian w systemie **NFZ - WSBroker**.
DrEryk Gabinet w wersji 10.28 umożliwia:
* Wygenerowanie pliku XML faktury/korekty faktury NFZ/MUP na podstawie danych zawartych w systemie/szablonu rachunku NFZ,
* Wysłanie faktury/korekty faktury XML do KSeF,
* Pobranie potwierdzenia przyjęcia faktury/korekty faktury XML (UPO),
* Przesłanie numeru KSeF do NFZ,
* Weryfikację statusu faktury KSeF w NFZ,
* Wysłanie faktury/korekty faktury XML do NFZ w trybie awarii oraz dosłanie nrKSeF, do NFZ po zakończeniu
{% hint style="danger" %}
**Prawidłowe przekazanie jakiejkolwiek faktury do KSeF oznacza obowiązek przekazywania wszystkich dokumentów finansowych do KSeF z wyjątkiem faktur dla pacjentów (bez NIP) oraz paragonów z NIP do kwoty 450 zł tzw. faktur uproszczonych.**
{% endhint %}
## Jak uzyskać dostęp do rozszerzonego modułu integracji KSeF?
Aby korzystać z rozwiązania należy posiadać nowy moduł **"Integracja z KSef"**
Skorzystaj z naszego formularza kontaktowego, nasi specjaliści skontaktują się z Tobą i przedstawią wszystkie informację
#### [**Formularz kontaktowy - KSeF drEryk Gabinet** ](https://webforms.pipedrive.com/f/1Ah8Yojsivjrgo2Ll73KqvjcultsnDEu7O5G25dZRwegV3QIvuaFDl5g3d258hzHB)
#### Przygotowanie do uruchomienia KSeF
Zgłoszenie administratora KSeF w przypadku spółek z o.o. do właściwego Urzędu Skarbowego
Aby uzyskać dostęp do portalu KSeF niezbędne jest wskazanie osób odpowiedzialnych za administrowanie danymi przedsiębiorstwa w ramach KSeF. W przypadku podmiotów innych niż jednoosobowe działalności gospodarcze np. Spółek z o.o. niezbędne jest dostarczenie do Urzędu Skarbowego druku ZAW-FA wskazującego osobę odpowiedzialną za administrację kontem przedsiębiorstwa w KSeF. Następnie tak zgłoszona osoba może wejść do systemu KSeF i nadać uprawnienia innym osobom i pobrać certyfikaty.
### Uwierzytelnianie w systemie KSeF
Po uzyskaniu uprawnień należy w imieniu osoby, a w kontekście wybranego przedsiębiorstwa wybrać sposób autoryzacji w systemie KSeF.
W procesie uwierzytelniania należy spośród dostępnych wybrać metodę uwierzytelniania w KSeF (z użyciem login.gov.pl lub certyfikatu osobistego/firmowego).
W kolejnym kroku należy wprowadzić numer **NIP firmy** i kliknąć przycisk **“Uwierzytelnij”**.
W kolejnym kroku należy wybrać z listy metodę autoryzacji zgodną z możliwościami osoby upoważnionej do reprezentowania podmiotu lub osoby z nadanymi uprawnieniami i dokończyć proces zgodnie z wybraną metodą.
### Wygenerowanie i pobranie certyfikatów crt i key podmiotu do uwierzytelniania
Aby wygenerować certyfikaty niezbędne do integracji drEryk Gabinet z KSeF po autoryzacji do systemu KSeF należy kliknąć sekcję **“Certyfikaty”**.
Ten proces należy przejść 2 razy. Po rozwinięciu tej sekcji należy kliknąć przycisk **“Wnioskuj o certyfikat”.** Po kliknięciu pojawi się formularz, który należy uzupełnić 2 razy, aby wygenerować 2 pary certyfikatów **.crt** i **.key** na potrzeby **uwierzytelniania** i **podpisu linku**. W pierwszej kolejności sugerujemy wygenerowanie certyfikatu do Uwierzytelniania, więc w nazwie dla porządku sugerujemy określenie rodzaju certyfikatu (uwierzytelnianie/podpis linku). Po wprowadzeniu nazwy oraz dwukrotnie skomplikowanego i zgodnego z wymaganiami hasła klikamy przycisk **“Generuj”**.
Po wygenerowaniu w pobranych danych powinien się pojawić plik z rozszerzeniem **.key**. W tym kroku określamy datę obowiązywania certyfikatu oraz jego przeznaczenie i klikamy przycisk **“Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.**
Po kliknięciu pojawi się okno oczekiwania na wygenerowanie certyfikatu
Po kliknięciu przycisku **“Odśwież”** powinno się pojawić okno z potwierdzeniem wygenerowania certyfikatu. Należy wygenerowany certyfikat pobrać za pomocą przycisku **“Pobierz certyfikat”**. Po pobraniu certyfikatu klikamy przycisk **“Wnioskuj o kolejny certyfikat”** tak, aby wygenerować certyfikaty na potrzeby podpisu linku.
### Wygenerowanie certyfikatów .key i .crt na potrzeby podpisu linku
Przy generowaniu drugiego certyfikatu ponownie wprowadzamy nazwę uwzględniającą zastosowanie 2 pary certyfikatów jako **“Podpis Linku”**.
Po wygenerowaniu za pomocą przycisku **“Generuj”** i pobraniu certyfikatu .key należy zwrócić uwagę, aby poprawnie wybrać zastosowanie obecnie generowanego linku jako **“Podpis linku do weryfikacji wystawcy”.**
Po zakończeniu procesu w plikach pobranych powinniśmy mieć 2 pary certyfikatów .key i .crt na potrzeby uwierzytelniania i podpisu linku.
Po dwukrotnym wygenerowaniu certyfikatów na potrzeby uwierzytelniania i podpisu linku możemy przejść do etapu importu certyfikatów do **drEryk Gabinet**.
## Konfiguracja drEryk Gabinet
### Ustawienie autonumeracji
Dla porządku w dokumentach finansowych na tym etapie sugerujemy włączenie i ustawienie schematu autonumeracji dokumentów finansowych w Ustawienia/Słowniki/Konfiguracja autonumeracji zgodnie z numeracją dokumentów stosowaną w ramach podmiotu osobno dla dokumentów NFZ i MUP uwzględniając **dotychczas wystawione w roku 2026 dokumenty**. Pozwoli to na uporządkowanie procesu wystawiania dokumentów finansowych.
### Wgranie certyfikatów głównych do Gabinet drEryk odpowiedzialnego za komunikację z KSeF
Obecnie do systemu KSeF można wgrać tylko certyfikaty dla 1 osoby. W kolejnych wersjach planujemy dodać możliwość importu certyfikatu dla każdego użytkownika osobno.
W tym kroku należy wgrać certyfikaty niezbędne do automatycznej komunikacji z systemem KSeF. Opcja **“Importuj dane o certyfikacie”** dostępna jest w Ustawienia -> Integracje -> KSeF. Jeżeli nie widzisz zakładki **“KSeF”** to znaczy, że nie masz aktywnej licencji “Integracja z systemem KSeF”.
Po kliknięciu przycisku **“Importuj dane o certyfikacie”** pojawi się okno, gdzie należy wskazać pliki **\*.crt** i **\*.key** osobno dla uwierzytelniania i podpisu linku i wprowadzić hasło wprowadzone w trakcie generowania certyfikatów.
Po wprowadzeniu prawidłowych danych należy kliknąć przycisk **“Importuj”**. Import powinien zakończyć się sukcesem:
### Wykonanie testu połączenia z KSeF w drEryk Gabinet
W drEryk Gabinet dodaliśmy możliwość weryfikacji zgodności wszystkich danych i certyfikatów na potrzeby autoryzacji w systemie KSeF. Dzięki temu na wczesnym etapie uzyskamy informację czy system został skonfigurowany poprawnie i jest możliwa autoryzacja w KSeF.
Po zaimportowaniu certyfikatów i kliknięciu przycisku “Sprawdzenie autoryzacji” drEryk Gabinet wykona test połączenia z systemem KSeF za pomocą zaimportowanych certyfikatów i danych – przede wszystkim NIP.
Test połączenia powinien zakończyć się komunikatem “Zalogowano do KSeF”. W każdym innym przypadku należy zweryfikować poprawność konfiguracji systemu – NIP oraz prawidłowe wskazanie certyfikatów przy imporcie.
Powyższy komunikat świadczy o tym, że konfiguracja systemu oraz zaimportowane certyfikaty umożliwiają wysyłkę faktur do systemu KSeF.
### Konfiguracja certyfikatów dla użytkowników
W **wersji 10.29** zostanie wprowadzona możliwość importu certyfikatów dla poszczególnych użytkowników analogicznie, jak w przypadku **“Certyfikaty ZUS”.** Umożliwi to korzystanie przez użytkowników korzystanie z własnej tożsamości w kontekście KSeF.
## Procesy komunikacji z NFZ i KSeF za pomocą systemów KSeF/WSBroker
W związku z uruchomieniem funkcjonalności WSBroker drEryk Gabinet umożliwia:
* Wysłanie wygenerowanego pliku XML do Narodowego Funduszu Zdrowia w celu weryfikacji jej poprawności i zgodności z wymaganiami NFZ
* Wysłanie faktury ustrukturyzowanej do KSeF i uzyskanie nrKSeF potwierdzającego poprawną wysyłkę
* Wysłanie nrKSeF wystawionej faktury do NFZ
* Weryfikację statusu faktury KSeF po stronie NFZ
* Wprowadzenie nrKSeF faktury przesłanej poza systemem drEryk Gabinet
* Wysłanie faktury KSeF do NFZ w trybie awarii KSeF
* Dosłanie numeru faktury KSeF dla faktury KSeF przesłanej wcześniej do NFZ w trybie awarii systemu
### Wysłanie wygenerowanej faktury XML KSeF do weryfikacji przez NFZ
System drEryk Gabinet umożliwia wysłanie przygotowanego pliku XML faktury ustrukturyzowanej KSeF do wstępnej weryfikacji przez NFZ za pomocą usługi WSBroker. **Ten krok nie zastępuje wysyłki do KSeF. Jest tylko dodatkowym etapem, który umożliwia wstępne sprawdzenie poprawności faktury KSeF w NFZ jeszcze przed jej wysłaniem do KSeF. Zalecamy wykonanie tego testu dla każdej faktury NFZ.**
Poprzez użycie przycisku **“Wyślij do NFZ w trybie ‘walidacja’”** przygotowana wcześniej faktura jest wysyłana do NFZ w celu sprawdzenia jej zgodności z wymaganiami NFZ.
Weryfikacja faktur odbywa się w trybie asynchronicznymi, co oznacza, że na weryfikację faktury należy chwilę zaczekać i wymusić pobranie statusu faktury poprzez przycisk **“Sprawdź status”.**
Powyższa informacja oznacza, że utworzona faktura przeszła w sposób prawidłowy proces wstępnej walidacji faktury KSeF.
### Eksport pliku faktury XML (brak licencji KSeF)
W przypadku braku licencji “Integracja z KSeF” możliwy jest eksport pliku do XML, Eksport realizowany jest poprzez wskazanie ścieżki eksportu poprzez zaznaczenie **checkbox** i wybranie z listy opcji **“FAKTURA KSeF”**. Następnie należy wskazać ścieżkę eksportu za pomocą przycisku “...” i kliknięcie przycisku **“Zatwierdź”.**
Tak przygotowany plik można zaimportować do KSeF za pomocą za pomocą np. Aplikacji Podatnika i jej wystawienie.
### Wysyłka do KSeF faktury NFZ (wymagana licencja)
W przypadku pozytywnej walidacji NFZ w kolejnym kroku można już fakturę wysłać za pomocą przycisku **“Wyślij do KSeF”**. Po pozytywnym przesłaniu faktury powinniśmy otrzymać **“Nr KSeF”** wystawionej faktury.
W przypadku poprawnej wysyłki do KSeF powinien pojawić się poniższy komunikat.
Uzyskany w ramach wysyłki numer KSeF powinien się pojawić w polu **“Nr KSeF”** na formatce.
W przypadku jakichkolwiek błędów pojawi się komunikat z informacją o przyczynie problemu z wysyłką. W tym przypadku prosimy o kontakt ze wsparciem technicznym i zgłaszanie wszystkich napotkanych problemów.
### Wprowadzenie “Nr KSeF” faktury wprowadzonej do KSeF poza systemem Gabinet
Dla użytkowników bez licencji na “Integracja z systemem KSeF” dodaliśmy możliwość ręcznego wprowadzenia **“Nr KSeF”** dla faktury wprowadzonej do KSeF poza systemem drEryk Gabinet. W ten sposób można weryfikować status takiej faktury za pomocą funkcjonalności WSBroker.
Po wprowadzeniu prawidłowego numeru można przejść do kolejnego kroku.
### Wysyłka do NFZ nrKSeF na potrzeby rozliczenia i weryfikacji statusu
W celu przyspieszenia obsługi faktur należy uzyskany (poprzez wysyłkę w systemie lub ręczne zaimportowanie do KSeF) nrKSeF faktury wysłanej do KSeF na rzecz Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia za pomocą przycisku **“Wyślij nrKSeF do NFZ”** przesłać informację o wystawionej w KSeF fakturze na rzecz OW NFZ. Dzięki temu na poszczególnych etapach rozliczenia będzie możliwość weryfikacji statusu faktury.
### Weryfikacja statusu faktury KSeF w NFZ
W celu weryfikacji statusu faktury KSeF po wysłaniu do NFZ nrKSeF po kliknięciu przycisku **“Sprawdź status”** do NFZ zostanie wysłana prośba o przekazanie bieżącego statusu wybranej faktury. W ten sposób przy imporcie odpowiedzi lub ponownym kliknięciu **“Sprawdź status”** świadczeniodawca uzyskuje dostęp do informacji na jakim etapie jest rozliczenie faktury, a w przypadku błędu może zapoznać się z nimi w celu kontynuacji procesu.
Poniżej widoczny jest przykład komunikatu dla faktury przyjętej przez NFZ i będącej w trakcie procesu weryfikacji i realizacji wypłaty.
### Wykonanie korekty zerującej w przypadku błędów wystawionej w KSeF faktury (w wersji 10.28)
W wersji 10.28 zostanie dodana opcja wystawienia korekty zerującej dla przypadku, w którym pierwotna faktura NFZ została przez NFZ uznana za błędną
## Faktury korygujące KSeF dla NFZ
### Tworzenie faktur dla szablonów korygujących NFZ
Tworzenie korekt faktur dla szablonów korygujących odbywa się analogicznie do dotychczasowego sposobu tworzenia plików korekt.
Z menu **“Raporty i statystyki”** wybieramy opcję **“Korekty raportów”**.
Z listy dostępnych opcji wybieramy **“Faktury/rachunki”** i klikamy przycisk **“Dalej”**
Wybieramy rodzaj operacji, umowę, rok oraz miesiąc szablony korygującego, dla którego chcemy wystawić fakturę korygującą i klikamy przycisk **“Dalej”.**
Wybieramy szablon do skorygowania z dostępnej listy i klikamy przycisk **“Dalej”**
Uzupełniamy przyczynę korekty i klikamy przycisk **“Dalej”.**
Wybieramy ścieżkę do eksportu pliku faktury KSeF i klikamy przycisk **“Dalej”.**
Na tym etapie tworzony jest plik XML we wskazanej ścieżce i widoczne są przyciski analogicznie do faktur na “+”.
Dalsze kroki są analogiczne do wystawiania faktury na **“+”.**
W przypadku braku licencji na tym etapie można wprowadzić nrKSeF uzyskany w trakcie wystawiania faktury KSeF poza systemem drEryk Gabinet za pomocą przycisku **“Wprowadź nrKSeF”.**
Do tak utworzonej faktury można wrócić w każdej chwili poprzez wyszukanie szablonu korekty. Dla tak wystawionej korekty aktywne są przyciski związane z operacjami związanymi z KSeF/WSBroker.
## Tryb awaryjny KSeF dla NFZ
### Włączenie trybu awaryjnego KSeF
W przypadku ogłoszonej na stronie: awarii KSeF istnieje możliwość wysyłki faktury KSeF bezpośrednio do NFZ w trybie awaryjnym. Jest to możliwe po zaznaczeniu checkbox **“Awaria KSeF”** w konfiguracji systemu
### Wysyłka faktury do weryfikacji
W przypadku ogłoszonego braku dostępności systemu KSeF sugerujemy, aby przed wysyłką faktury w trybie awaryjnym wysłać ją do weryfikacji poprzez WSBroker. W ten sposób ograniczymy prawdopodobieństwo wystąpienia konieczności korekty tej faktury.
Po sprawdzeniu status poprzez kliknięcie przycisku **“Status NFZ”** powinna się pojawić informacja dotycząca statusu walidacji faktury.
### Wysyłka faktury w trybie awarii do NFZ
W przypadku niedostępności systemu KSeF usługa WSBroker umożliwia wysłanie do NFZ faktury w trybie awarii za pomocą przycisku **“Wyślij do NFZ w trybie awarii”.**
### Wysyłka do KSeF faktury wystawionej w trybie awarii po zakończeniu awarii KSeF
Po zakończeniu awarii KSeF należy do KSeF wysłać fakturę poprzez przycisk **“Wyślij do KSeF”.**
### Dosłanie nrKSeF do faktury wystawionej w trybie awaryjnym
Po zakończeniu procesu należy poinformować NFZ o nrKSeF otrzymanym po wysłaniu faktury do KSeF poprzez przycisk **“Doślij do NFZ nrKSeF faktury wystawionej w trybie awarii”**. Po tej operacji zalecamy ponowną weryfikację statusu faktury KSeF w NFZ.
### Sprawdzenie statusu faktury wysłanej w trybie awarii do NFZ po wysłaniu do KSeF
## Moduł MUP
W module MUP zostały dodane opcje związane z obsługą dokumentów finansowych i ich wysyłką do KSeF na potrzeby rozliczenia z kontrahentami. **Dla klientów indywidualnych (bez NIP) nic się nie zmienia. Faktury dla osób fizycznych na tym etapie nie będą wysyłane do KSeF.**
Przypominamy, że do 31.12.2026 paragony z NIP do kwoty 450 zł stanowią fakturę uproszczoną i nie wymagają przesyłania dokumentów do KSeF. Od 01.01.2027 wszystkie dokumenty finansowe na rzecz przedsiębiorstw muszą zostać utworzone i wysłane do KSeF w celu ich prawidłowego rozliczenia i przekazania nabywcy za pośrednictwem systemu KSeF.
## Wysyłka i eksport do KSeF faktury MUP
### Wprowadzenie prawidłowych danych nabywcy w fakturze
W wersji 10.22 dodaliśmy możliwość pobierania danych kontrahenta z rejestru GUS. Dzięki temu przy wprowadzaniu kontrahenta możemy na podstawie numeru NIP przedsiębiorstwa pobrać nazwę oraz dane adresowe kontrahenta.
Po wybraniu opcji **“Wybierz”** i kliknięciu przycisku **“...”** otwiera się słownik odbiorców faktur.
Po kliknięciu przycisku **“+”** pojawi się możliwość dodania nowego kontrahenta.
Zalecamy wprowadzanie danych kontrahenta na podstawie danych w rejestrze GUS. Aby to wykonać należy wpisać poprawny **“NIP”** (kontrahenta) i kliknąć przycisk **“Pobierz”.** Dane kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Na tym etapie należy zweryfikować czy jest to właściwy podmiot na potrzeby wystawianej faktury.
Po potwierdzeniu prawidłowości danych kontrahenta należy je zapisać (przycisk **“Zapisz”**) oraz wybrać z listy za pomocą przycisku **“Wybierz”.**
Dane kontrahenta pojawią się w treści faktury.
W wersji 10.26 w module MUP została wdrożona zmiana mająca na celu uporządkowanie danych kontrahentów na potrzeby generowania plików faktur KSeF. Została zablokowana możliwość zmiany opisu danych przedsiębiorstwa.
W kolejnych wersjach zostanie dodana możliwość wprowadzenia informacji dodatkowych do faktury, które zostaną również uwzględnione w pliku faktury KSeF.
### Wysyłka faktury do KSeF
W wersji 10.28 wprowadziliśmy możliwość wysyłki faktury MUP do KSeF. W ten sposób podmioty zobligowane do wystawiania dokumentów w KSeF mogą realizować ten obowiązek z wykorzystaniem systemu drEryk Gabinet.
Po uzupełnieniu danych faktury (pozycje, dane kontrahenta, dane dokumentu) i kliknięciu przycisku **“Wyślij do KSeF”** system podejmie próbę wysyłki faktury ustrukturyzowanej do KSeF w trybie online. Po prawidłowej wysyłce w systemie powinna pojawić się informacja o nadanych nr KSeF wysłanej faktury.
### Eksport faktury KSeF do pliku XML
W przypadku braku licencji na moduł KSeF system umożliwia eksport pliku XML faktury ustrukturyzowanej za pomocą przycisku **“Eksport”.** Po kliknięciu przycisku należy wskazać lokalizację eksportu i potwierdzić wybór za pomocą przycisku **“Wybierz folder”.**
Udana operacja zakończy się komunikatem
Wyeksportowany plik można wczytać do KSeF za pomocą Aplikacji Podatnika poprzez przycisk **“Wczytaj fakturę”** widoczny w sekcji **“Faktury”** dostępnej w menu bocznym. Po wybraniu tej opcji należy kliknąć przycisk **“Dodaj plik”**, a następnie wskazać wyeksportowany plik.
Po wskazaniu można podejrzeć dane wynikające z pliku XML i wystawić fakturę za pomocą przycisku **“Wystaw fakturę”**. Po wystawieniu pojawi się nrKSeF faktury, który należy skopiować za pomocą przycisku **“Kopiuj”** i w kolejnym kroku wprowadzić do systemu, aby było możliwe korygowanie tej faktury.
### Wprowadzenie nrKSeF do ręcznie wyeksportowanej faktury
Za pomocą przycisku “nrKSeF” do systemu można wprowadzić nrKSeF faktury wysłanej do KSeF poza drEryk Gabinet. Jest to niezbędne szczególnie w przypadku generowania korekty takiej faktury.
## Zbiorcza formatka Faktury KSeF
W systemie drEryk Gabinet została dodana formatka **“Faktury KSeF”,** która pozwala na bieżąco na nadzorowanie obiegu dokumentów finansowych wytworzonych w drEryk Gabinet w kontekście NFZ i KSeF. Funkcjonalność ta będzie systematycznie rozwijana w celu jak najpełniejszego spełnienia wymogów NFZ i KSeF.
### Uruchomienie formatki
Aby wejść do formatki należy wybrać **“Raporty i statystyki”** -> **“Faktury KSeF”**
### Zawartość tabeli NFZ
W tabeli są widoczne wszystkie utworzone na potrzeby KSeF faktury wystawione na NFZ. Widoczne są dane wystawionej faktury: Numer KSeF, Status KSeF i Status NFZ.
### Operacje na tabeli NFZ
Wyślij - dla faktur utworzonych, ale jeszcze niewysłanych do KSeF istnieje możliwość ponowienia wysyłki do KSeF, a także do momentu potwierdzenia przez KSeF przyjęcia faktury istnieje możliwość wyeksportowania pliku XML faktury za pomocą przycisku **“Eksport do pliku”.**
### Zawartość tabeli MUP
W tabeli MUP mamy widoczne wszystkie faktury wystawione na potrzeby rozliczenia zrealizowanych usług prywatnych.
### Operacje na tabeli MUP
W zbiorczej formatce “Faktury MUP” będą zbierane poglądowo wszystkie informacje nt. Faktur KSeF.
**“Wyślij”** - umożliwia wysłanie do KSeF utworzonej wcześniej faktury
**“Eksport do pliku”** - umożliwia zapisanie na dysku pliku XML faktury ustrukturyzowanej KSeF
**“Podgląd faktury”** - umożliwia wyświetlenie oraz wydruk faktury wraz z kodami QR KSeF
**“Korekta faktury”** - umożliwia skorygowanie wystawionych wcześniej dokumentów finansowych
