📜Rozszerzony moduł integracji z KSeF
Wprowadzenie
Przygotowane przez drEryk funkcjonalności związane z wdrożeniem systemu KSeF i WSBroker zostały przygotowane w taki sposób, aby intuicyjnie realizować wymagania prawne i funkcjonalne wynikające z obligatoryjnego wdrożenia KSeF i zmian w systemie NFZ - WSBroker.
DrEryk Gabinet w wersji 10.28 umożliwia:
Wygenerowanie pliku XML faktury/korekty faktury NFZ/MUP na podstawie danych zawartych w systemie/szablonu rachunku NFZ,
Wysłanie faktury/korekty faktury XML do KSeF,
Pobranie potwierdzenia przyjęcia faktury/korekty faktury XML (UPO),
Przesłanie numeru KSeF do NFZ,
Weryfikację statusu faktury KSeF w NFZ,
Wysłanie faktury/korekty faktury XML do NFZ w trybie awarii oraz dosłanie nrKSeF, do NFZ po zakończeniu
Prawidłowe przekazanie jakiejkolwiek faktury do KSeF oznacza obowiązek przekazywania wszystkich dokumentów finansowych do KSeF z wyjątkiem faktur dla pacjentów (bez NIP) oraz paragonów z NIP do kwoty 450 zł tzw. faktur uproszczonych.
Jak uzyskać dostęp do rozszerzonego modułu integracji KSeF?
Aby korzystać z rozwiązania należy posiadać nowy moduł "Integracja z KSef"
Skorzystaj z naszego formularza kontaktowego, nasi specjaliści skontaktują się z Tobą i przedstawią wszystkie informację
Przygotowanie do uruchomienia KSeF
Zgłoszenie administratora KSeF w przypadku spółek z o.o. do właściwego Urzędu Skarbowego
Aby uzyskać dostęp do portalu KSeF niezbędne jest wskazanie osób odpowiedzialnych za administrowanie danymi przedsiębiorstwa w ramach KSeF. W przypadku podmiotów innych niż jednoosobowe działalności gospodarcze np. Spółek z o.o. niezbędne jest dostarczenie do Urzędu Skarbowego druku ZAW-FA wskazującego osobę odpowiedzialną za administrację kontem przedsiębiorstwa w KSeF. Następnie tak zgłoszona osoba może wejść do systemu KSeF i nadać uprawnienia innym osobom i pobrać certyfikaty.
Uwierzytelnianie w systemie KSeF
Po uzyskaniu uprawnień należy w imieniu osoby, a w kontekście wybranego przedsiębiorstwa wybrać sposób autoryzacji w systemie KSeF.
W procesie uwierzytelniania należy spośród dostępnych wybrać metodę uwierzytelniania w KSeF (z użyciem login.gov.pl lub certyfikatu osobistego/firmowego).
W kolejnym kroku należy wprowadzić numer NIP firmy i kliknąć przycisk “Uwierzytelnij”.
W kolejnym kroku należy wybrać z listy metodę autoryzacji zgodną z możliwościami osoby upoważnionej do reprezentowania podmiotu lub osoby z nadanymi uprawnieniami i dokończyć proces zgodnie z wybraną metodą.
Wygenerowanie i pobranie certyfikatów crt i key podmiotu do uwierzytelniania
Aby wygenerować certyfikaty niezbędne do integracji drEryk Gabinet z KSeF po autoryzacji do systemu KSeF należy kliknąć sekcję “Certyfikaty”.
Ten proces należy przejść 2 razy. Po rozwinięciu tej sekcji należy kliknąć przycisk “Wnioskuj o certyfikat”. Po kliknięciu pojawi się formularz, który należy uzupełnić 2 razy, aby wygenerować 2 pary certyfikatów .crt i .key na potrzeby uwierzytelniania i podpisu linku. W pierwszej kolejności sugerujemy wygenerowanie certyfikatu do Uwierzytelniania, więc w nazwie dla porządku sugerujemy określenie rodzaju certyfikatu (uwierzytelnianie/podpis linku). Po wprowadzeniu nazwy oraz dwukrotnie skomplikowanego i zgodnego z wymaganiami hasła klikamy przycisk “Generuj”.
Po wygenerowaniu w pobranych danych powinien się pojawić plik z rozszerzeniem .key. W tym kroku określamy datę obowiązywania certyfikatu oraz jego przeznaczenie i klikamy przycisk “Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
Po kliknięciu pojawi się okno oczekiwania na wygenerowanie certyfikatu
Po kliknięciu przycisku “Odśwież” powinno się pojawić okno z potwierdzeniem wygenerowania certyfikatu. Należy wygenerowany certyfikat pobrać za pomocą przycisku “Pobierz certyfikat”. Po pobraniu certyfikatu klikamy przycisk “Wnioskuj o kolejny certyfikat” tak, aby wygenerować certyfikaty na potrzeby podpisu linku.
Wygenerowanie certyfikatów .key i .crt na potrzeby podpisu linku
Przy generowaniu drugiego certyfikatu ponownie wprowadzamy nazwę uwzględniającą zastosowanie 2 pary certyfikatów jako “Podpis Linku”.
Po wygenerowaniu za pomocą przycisku “Generuj” i pobraniu certyfikatu .key należy zwrócić uwagę, aby poprawnie wybrać zastosowanie obecnie generowanego linku jako “Podpis linku do weryfikacji wystawcy”.
Po zakończeniu procesu w plikach pobranych powinniśmy mieć 2 pary certyfikatów .key i .crt na potrzeby uwierzytelniania i podpisu linku.
Po dwukrotnym wygenerowaniu certyfikatów na potrzeby uwierzytelniania i podpisu linku możemy przejść do etapu importu certyfikatów do drEryk Gabinet.
Konfiguracja drEryk Gabinet
Ustawienie autonumeracji
Dla porządku w dokumentach finansowych na tym etapie sugerujemy włączenie i ustawienie schematu autonumeracji dokumentów finansowych w Ustawienia/Słowniki/Konfiguracja autonumeracji zgodnie z numeracją dokumentów stosowaną w ramach podmiotu osobno dla dokumentów NFZ i MUP uwzględniając dotychczas wystawione w roku 2026 dokumenty. Pozwoli to na uporządkowanie procesu wystawiania dokumentów finansowych.
Wgranie certyfikatów głównych do Gabinet drEryk odpowiedzialnego za komunikację z KSeF
Obecnie do systemu KSeF można wgrać tylko certyfikaty dla 1 osoby. W kolejnych wersjach planujemy dodać możliwość importu certyfikatu dla każdego użytkownika osobno.
W tym kroku należy wgrać certyfikaty niezbędne do automatycznej komunikacji z systemem KSeF. Opcja “Importuj dane o certyfikacie” dostępna jest w Ustawienia -> Integracje -> KSeF. Jeżeli nie widzisz zakładki “KSeF” to znaczy, że nie masz aktywnej licencji “Integracja z systemem KSeF”.
Po kliknięciu przycisku “Importuj dane o certyfikacie” pojawi się okno, gdzie należy wskazać pliki *.crt i *.key osobno dla uwierzytelniania i podpisu linku i wprowadzić hasło wprowadzone w trakcie generowania certyfikatów.
Po wprowadzeniu prawidłowych danych należy kliknąć przycisk “Importuj”. Import powinien zakończyć się sukcesem:
Wykonanie testu połączenia z KSeF w drEryk Gabinet
W drEryk Gabinet dodaliśmy możliwość weryfikacji zgodności wszystkich danych i certyfikatów na potrzeby autoryzacji w systemie KSeF. Dzięki temu na wczesnym etapie uzyskamy informację czy system został skonfigurowany poprawnie i jest możliwa autoryzacja w KSeF.
Po zaimportowaniu certyfikatów i kliknięciu przycisku “Sprawdzenie autoryzacji” drEryk Gabinet wykona test połączenia z systemem KSeF za pomocą zaimportowanych certyfikatów i danych – przede wszystkim NIP.
Test połączenia powinien zakończyć się komunikatem “Zalogowano do KSeF”. W każdym innym przypadku należy zweryfikować poprawność konfiguracji systemu – NIP oraz prawidłowe wskazanie certyfikatów przy imporcie.
Powyższy komunikat świadczy o tym, że konfiguracja systemu oraz zaimportowane certyfikaty umożliwiają wysyłkę faktur do systemu KSeF.
Konfiguracja certyfikatów dla użytkowników
W wersji 10.29 zostanie wprowadzona możliwość importu certyfikatów dla poszczególnych użytkowników analogicznie, jak w przypadku “Certyfikaty ZUS”. Umożliwi to korzystanie przez użytkowników korzystanie z własnej tożsamości w kontekście KSeF.
Procesy komunikacji z NFZ i KSeF za pomocą systemów KSeF/WSBroker
W związku z uruchomieniem funkcjonalności WSBroker drEryk Gabinet umożliwia:
Wysłanie wygenerowanego pliku XML do Narodowego Funduszu Zdrowia w celu weryfikacji jej poprawności i zgodności z wymaganiami NFZ
Wysłanie faktury ustrukturyzowanej do KSeF i uzyskanie nrKSeF potwierdzającego poprawną wysyłkę
Wysłanie nrKSeF wystawionej faktury do NFZ
Weryfikację statusu faktury KSeF po stronie NFZ
Wprowadzenie nrKSeF faktury przesłanej poza systemem drEryk Gabinet
Wysłanie faktury KSeF do NFZ w trybie awarii KSeF
Dosłanie numeru faktury KSeF dla faktury KSeF przesłanej wcześniej do NFZ w trybie awarii systemu
Wysłanie wygenerowanej faktury XML KSeF do weryfikacji przez NFZ
System drEryk Gabinet umożliwia wysłanie przygotowanego pliku XML faktury ustrukturyzowanej KSeF do wstępnej weryfikacji przez NFZ za pomocą usługi WSBroker. Ten krok nie zastępuje wysyłki do KSeF. Jest tylko dodatkowym etapem, który umożliwia wstępne sprawdzenie poprawności faktury KSeF w NFZ jeszcze przed jej wysłaniem do KSeF. Zalecamy wykonanie tego testu dla każdej faktury NFZ.
Poprzez użycie przycisku “Wyślij do NFZ w trybie ‘walidacja’” przygotowana wcześniej faktura jest wysyłana do NFZ w celu sprawdzenia jej zgodności z wymaganiami NFZ.
Weryfikacja faktur odbywa się w trybie asynchronicznymi, co oznacza, że na weryfikację faktury należy chwilę zaczekać i wymusić pobranie statusu faktury poprzez przycisk “Sprawdź status”.
Powyższa informacja oznacza, że utworzona faktura przeszła w sposób prawidłowy proces wstępnej walidacji faktury KSeF.
Eksport pliku faktury XML (brak licencji KSeF)
W przypadku braku licencji “Integracja z KSeF” możliwy jest eksport pliku do XML, Eksport realizowany jest poprzez wskazanie ścieżki eksportu poprzez zaznaczenie checkbox i wybranie z listy opcji “FAKTURA KSeF”. Następnie należy wskazać ścieżkę eksportu za pomocą przycisku “...” i kliknięcie przycisku “Zatwierdź”.
Tak przygotowany plik można zaimportować do KSeF za pomocą za pomocą np. Aplikacji Podatnika i jej wystawienie.
Wysyłka do KSeF faktury NFZ (wymagana licencja)
W przypadku pozytywnej walidacji NFZ w kolejnym kroku można już fakturę wysłać za pomocą przycisku “Wyślij do KSeF”. Po pozytywnym przesłaniu faktury powinniśmy otrzymać “Nr KSeF” wystawionej faktury.
W przypadku poprawnej wysyłki do KSeF powinien pojawić się poniższy komunikat.
Uzyskany w ramach wysyłki numer KSeF powinien się pojawić w polu “Nr KSeF” na formatce.
W przypadku jakichkolwiek błędów pojawi się komunikat z informacją o przyczynie problemu z wysyłką. W tym przypadku prosimy o kontakt ze wsparciem technicznym i zgłaszanie wszystkich napotkanych problemów.
Wprowadzenie “Nr KSeF” faktury wprowadzonej do KSeF poza systemem Gabinet
Dla użytkowników bez licencji na “Integracja z systemem KSeF” dodaliśmy możliwość ręcznego wprowadzenia “Nr KSeF” dla faktury wprowadzonej do KSeF poza systemem drEryk Gabinet. W ten sposób można weryfikować status takiej faktury za pomocą funkcjonalności WSBroker.
Po wprowadzeniu prawidłowego numeru można przejść do kolejnego kroku.
Wysyłka do NFZ nrKSeF na potrzeby rozliczenia i weryfikacji statusu
W celu przyspieszenia obsługi faktur należy uzyskany (poprzez wysyłkę w systemie lub ręczne zaimportowanie do KSeF) nrKSeF faktury wysłanej do KSeF na rzecz Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia za pomocą przycisku “Wyślij nrKSeF do NFZ” przesłać informację o wystawionej w KSeF fakturze na rzecz OW NFZ. Dzięki temu na poszczególnych etapach rozliczenia będzie możliwość weryfikacji statusu faktury.
Weryfikacja statusu faktury KSeF w NFZ
W celu weryfikacji statusu faktury KSeF po wysłaniu do NFZ nrKSeF po kliknięciu przycisku “Sprawdź status” do NFZ zostanie wysłana prośba o przekazanie bieżącego statusu wybranej faktury. W ten sposób przy imporcie odpowiedzi lub ponownym kliknięciu “Sprawdź status” świadczeniodawca uzyskuje dostęp do informacji na jakim etapie jest rozliczenie faktury, a w przypadku błędu może zapoznać się z nimi w celu kontynuacji procesu.
Poniżej widoczny jest przykład komunikatu dla faktury przyjętej przez NFZ i będącej w trakcie procesu weryfikacji i realizacji wypłaty.
Wykonanie korekty zerującej w przypadku błędów wystawionej w KSeF faktury (w wersji 10.28)
W wersji 10.28 zostanie dodana opcja wystawienia korekty zerującej dla przypadku, w którym pierwotna faktura NFZ została przez NFZ uznana za błędną
Faktury korygujące KSeF dla NFZ
Tworzenie faktur dla szablonów korygujących NFZ
Tworzenie korekt faktur dla szablonów korygujących odbywa się analogicznie do dotychczasowego sposobu tworzenia plików korekt.
Z menu “Raporty i statystyki” wybieramy opcję “Korekty raportów”.
Z listy dostępnych opcji wybieramy “Faktury/rachunki” i klikamy przycisk “Dalej”
Wybieramy rodzaj operacji, umowę, rok oraz miesiąc szablony korygującego, dla którego chcemy wystawić fakturę korygującą i klikamy przycisk “Dalej”.
Wybieramy szablon do skorygowania z dostępnej listy i klikamy przycisk “Dalej”
Uzupełniamy przyczynę korekty i klikamy przycisk “Dalej”.
Wybieramy ścieżkę do eksportu pliku faktury KSeF i klikamy przycisk “Dalej”.
Na tym etapie tworzony jest plik XML we wskazanej ścieżce i widoczne są przyciski analogicznie do faktur na “+”.
Dalsze kroki są analogiczne do wystawiania faktury na “+”.
W przypadku braku licencji na tym etapie można wprowadzić nrKSeF uzyskany w trakcie wystawiania faktury KSeF poza systemem drEryk Gabinet za pomocą przycisku “Wprowadź nrKSeF”.
Do tak utworzonej faktury można wrócić w każdej chwili poprzez wyszukanie szablonu korekty. Dla tak wystawionej korekty aktywne są przyciski związane z operacjami związanymi z KSeF/WSBroker.
Tryb awaryjny KSeF dla NFZ
Włączenie trybu awaryjnego KSeF
W przypadku ogłoszonej na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/ awarii KSeF istnieje możliwość wysyłki faktury KSeF bezpośrednio do NFZ w trybie awaryjnym. Jest to możliwe po zaznaczeniu checkbox “Awaria KSeF” w konfiguracji systemu
Wysyłka faktury do weryfikacji
W przypadku ogłoszonego braku dostępności systemu KSeF sugerujemy, aby przed wysyłką faktury w trybie awaryjnym wysłać ją do weryfikacji poprzez WSBroker. W ten sposób ograniczymy prawdopodobieństwo wystąpienia konieczności korekty tej faktury.
Po sprawdzeniu status poprzez kliknięcie przycisku “Status NFZ” powinna się pojawić informacja dotycząca statusu walidacji faktury.
Wysyłka faktury w trybie awarii do NFZ
W przypadku niedostępności systemu KSeF usługa WSBroker umożliwia wysłanie do NFZ faktury w trybie awarii za pomocą przycisku “Wyślij do NFZ w trybie awarii”.
Wysyłka do KSeF faktury wystawionej w trybie awarii po zakończeniu awarii KSeF
Po zakończeniu awarii KSeF należy do KSeF wysłać fakturę poprzez przycisk “Wyślij do KSeF”.
Dosłanie nrKSeF do faktury wystawionej w trybie awaryjnym
Po zakończeniu procesu należy poinformować NFZ o nrKSeF otrzymanym po wysłaniu faktury do KSeF poprzez przycisk “Doślij do NFZ nrKSeF faktury wystawionej w trybie awarii”. Po tej operacji zalecamy ponowną weryfikację statusu faktury KSeF w NFZ.
Sprawdzenie statusu faktury wysłanej w trybie awarii do NFZ po wysłaniu do KSeF
Moduł MUP
W module MUP zostały dodane opcje związane z obsługą dokumentów finansowych i ich wysyłką do KSeF na potrzeby rozliczenia z kontrahentami. Dla klientów indywidualnych (bez NIP) nic się nie zmienia. Faktury dla osób fizycznych na tym etapie nie będą wysyłane do KSeF.
Przypominamy, że do 31.12.2026 paragony z NIP do kwoty 450 zł stanowią fakturę uproszczoną i nie wymagają przesyłania dokumentów do KSeF. Od 01.01.2027 wszystkie dokumenty finansowe na rzecz przedsiębiorstw muszą zostać utworzone i wysłane do KSeF w celu ich prawidłowego rozliczenia i przekazania nabywcy za pośrednictwem systemu KSeF.
Wysyłka i eksport do KSeF faktury MUP
Wprowadzenie prawidłowych danych nabywcy w fakturze
W wersji 10.22 dodaliśmy możliwość pobierania danych kontrahenta z rejestru GUS. Dzięki temu przy wprowadzaniu kontrahenta możemy na podstawie numeru NIP przedsiębiorstwa pobrać nazwę oraz dane adresowe kontrahenta.
Po wybraniu opcji “Wybierz” i kliknięciu przycisku “...” otwiera się słownik odbiorców faktur.
Po kliknięciu przycisku “+” pojawi się możliwość dodania nowego kontrahenta.
Zalecamy wprowadzanie danych kontrahenta na podstawie danych w rejestrze GUS. Aby to wykonać należy wpisać poprawny “NIP” (kontrahenta) i kliknąć przycisk “Pobierz”. Dane kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Na tym etapie należy zweryfikować czy jest to właściwy podmiot na potrzeby wystawianej faktury.
Po potwierdzeniu prawidłowości danych kontrahenta należy je zapisać (przycisk “Zapisz”) oraz wybrać z listy za pomocą przycisku “Wybierz”.
Dane kontrahenta pojawią się w treści faktury.
W wersji 10.26 w module MUP została wdrożona zmiana mająca na celu uporządkowanie danych kontrahentów na potrzeby generowania plików faktur KSeF. Została zablokowana możliwość zmiany opisu danych przedsiębiorstwa.
W kolejnych wersjach zostanie dodana możliwość wprowadzenia informacji dodatkowych do faktury, które zostaną również uwzględnione w pliku faktury KSeF.
Wysyłka faktury do KSeF
W wersji 10.28 wprowadziliśmy możliwość wysyłki faktury MUP do KSeF. W ten sposób podmioty zobligowane do wystawiania dokumentów w KSeF mogą realizować ten obowiązek z wykorzystaniem systemu drEryk Gabinet.
Po uzupełnieniu danych faktury (pozycje, dane kontrahenta, dane dokumentu) i kliknięciu przycisku “Wyślij do KSeF” system podejmie próbę wysyłki faktury ustrukturyzowanej do KSeF w trybie online. Po prawidłowej wysyłce w systemie powinna pojawić się informacja o nadanych nr KSeF wysłanej faktury.
Eksport faktury KSeF do pliku XML
W przypadku braku licencji na moduł KSeF system umożliwia eksport pliku XML faktury ustrukturyzowanej za pomocą przycisku “Eksport”. Po kliknięciu przycisku należy wskazać lokalizację eksportu i potwierdzić wybór za pomocą przycisku “Wybierz folder”.
Udana operacja zakończy się komunikatem
Wyeksportowany plik można wczytać do KSeF za pomocą Aplikacji Podatnika poprzez przycisk “Wczytaj fakturę” widoczny w sekcji “Faktury” dostępnej w menu bocznym. Po wybraniu tej opcji należy kliknąć przycisk “Dodaj plik”, a następnie wskazać wyeksportowany plik.
Po wskazaniu można podejrzeć dane wynikające z pliku XML i wystawić fakturę za pomocą przycisku “Wystaw fakturę”. Po wystawieniu pojawi się nrKSeF faktury, który należy skopiować za pomocą przycisku “Kopiuj” i w kolejnym kroku wprowadzić do systemu, aby było możliwe korygowanie tej faktury.
Wprowadzenie nrKSeF do ręcznie wyeksportowanej faktury
Za pomocą przycisku “nrKSeF” do systemu można wprowadzić nrKSeF faktury wysłanej do KSeF poza drEryk Gabinet. Jest to niezbędne szczególnie w przypadku generowania korekty takiej faktury.
Zbiorcza formatka Faktury KSeF
W systemie drEryk Gabinet została dodana formatka “Faktury KSeF”, która pozwala na bieżąco na nadzorowanie obiegu dokumentów finansowych wytworzonych w drEryk Gabinet w kontekście NFZ i KSeF. Funkcjonalność ta będzie systematycznie rozwijana w celu jak najpełniejszego spełnienia wymogów NFZ i KSeF.
Uruchomienie formatki
Aby wejść do formatki należy wybrać “Raporty i statystyki” -> “Faktury KSeF”
Zawartość tabeli NFZ
W tabeli są widoczne wszystkie utworzone na potrzeby KSeF faktury wystawione na NFZ. Widoczne są dane wystawionej faktury: Numer KSeF, Status KSeF i Status NFZ.
Operacje na tabeli NFZ
Wyślij - dla faktur utworzonych, ale jeszcze niewysłanych do KSeF istnieje możliwość ponowienia wysyłki do KSeF, a także do momentu potwierdzenia przez KSeF przyjęcia faktury istnieje możliwość wyeksportowania pliku XML faktury za pomocą przycisku “Eksport do pliku”.
Zawartość tabeli MUP
W tabeli MUP mamy widoczne wszystkie faktury wystawione na potrzeby rozliczenia zrealizowanych usług prywatnych.
Operacje na tabeli MUP
W zbiorczej formatce “Faktury MUP” będą zbierane poglądowo wszystkie informacje nt. Faktur KSeF.
“Wyślij” - umożliwia wysłanie do KSeF utworzonej wcześniej faktury
“Eksport do pliku” - umożliwia zapisanie na dysku pliku XML faktury ustrukturyzowanej KSeF
“Podgląd faktury” - umożliwia wyświetlenie oraz wydruk faktury wraz z kodami QR KSeF
“Korekta faktury” - umożliwia skorygowanie wystawionych wcześniej dokumentów finansowych
Last updated